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Plantilla para solicitar

 gastos de viaje con Excel

Blog fiscal GastosdeViaje.mx - Septiembre 2022

Te compartimos un ejemplo de plantilla que puedes usar para entregar a tus colaboradores y que puedan llenar los gastos que realizan en un viaje, lo que te permitirá homogeneizar el formato de llenado y mejorar le control de gastos manual. 

Parte imprescindible del control de viáticos es homogeneizar la forma y el método en el que tus colaboradores te solicitan sus viáticos, ya que al tener un formato estandarizado evitaras: 

-Perder el archivo 

-Elaborar un archivo distinto cada vez que te soliciten viáticos 

-Perder tiempo en la elaboración del archivo 

-Perdida de información importante cada que se realice un archivo

-Cada colaborador entregue un archivo distinto cada que realice una solicitud

Una vez que establezcas un formato único para la solicitud de viáticos, hazla llegar a tus colaboradores y capacítalos sobre el llenado del formato para evitar errores y doble trabajo por ambas partes.

Debes tener en cuenta que cualquier plantilla o formato que envíes debe tener como mínimo estas características; pues son imprescindibles para llevar un correcto control de viáticos 

1. Número de orden, mes y día: en estas 3 columnas se registra información sobre la fecha en la que inicia y finaliza el viaje así como el día en la que se solicita.
2. Datos del colaborador: para identificar cada movimiento correctamente añadimos el Nombre o la Razón Social del empleado como su nombre, ID, etc. 
3. Objetivo del viaje: Es importante conocer el motivo del viaje para asignarle prioridad y si esta relacionado con los indicadores de tu colaborador. 
4. Concepto del gasto:Si conoces el importe que se gasto en cada categoría o concepto de viáticos, podrás conocer a que categoría se le asigna más presupuesto y llevar un control más claro tanto de gestión como de deducción. Las cuales regularmente son: 

• Transporte 
• Hospedaje.
• Alimentación.
• Seminarios o convenciones 
• Combustible 
• Propinas
• Renta de Auto

5. Comprobante: Quizá este se uno de los puntos fundamentales en la gestión de viáticos, ya que tener un espacio donde tus colaboradores inserten en número de factura o foto de la misma es imprescindible para gestionar y deducir viáticos.

6. Resumen: Este espacio te servirá para visualizar como su nombre lo dice el resumen de la información que desarrollo el colaborador en sus formato de solicitud de viáticos 

**Tener esta información en tu plantilla de solicitud de viáticos te permitirá mantener un mejor control de tu empresa, pero siempre debes tener en cuenta que si manejas un volumen considerable de viáticos, esta herramienta puede entorpecer tus labores diarias, ya que la acumulación de documentos se puede convertir en una labor interminable 

Ventajas y Desventajas de tener una plantilla de Excel para la solicitud de viáticos

Plantilla para solicitar viáticos en Excel

Controla y comprueba los gastos de viaje empresariales de forma eficaz, reduciendo los procesos administrativos manuales.

GastosdeViaje.mx

Como mencionamos anteriormente tener una plantilla de Excel para solicitud de viáticos es una alternativa, si tu empresa no realiza muchos viajes de forma mensual de lo contrarío debes optar por hacer de esta tarea una labor más fácil y automatizada. Ya que al tener todos los documentos digitalizados en la nube podrás visualizar los gastos en tiempo real, además de tenerlo todo ordenado para la correcta deducción y administración de los mismos. 

Características de un formato para Solicitud de Viáticos

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