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Plantilla para solicitar
gastos de viaje con Excel
Blog fiscal GastosdeViaje.mx - 2024
Te compartimos un ejemplo de plantilla que puedes usar para entregar a tus colaboradores y que puedan llenar los gastos que realizan en un viaje, lo que te permitirá homogeneizar el formato de llenado y mejorar le control de gastos manual.
Parte imprescindible del control de viáticos es homogeneizar la forma y el método en el que tus colaboradores te solicitan sus viáticos, ya que al tener un formato estandarizado evitaras:
Debes tener en cuenta que cualquier plantilla o formato que envíes debe tener como mínimo estas características; pues son imprescindibles para llevar un correcto control de viáticos
Ventajas y Desventajas de tener una plantilla de Excel para la solicitud de viáticos
Plantilla para solicitar viáticos en Excel
Controla y comprueba los gastos de viaje empresariales de forma eficaz, reduciendo los procesos administrativos manuales.
Gastos de Viaje
Estandarizar las categorías y opciones de llenado
Disminuyes tiempo en complejas hojas de gastos
Al tener conocimiento del modelo podrás analizar la información de forma más eficaz
Te asegurarás de incluir toda la información necesaria y que tu departamento requiera para la aprobación de viático
Ventajas
Desventajas
Pérdida de tiempo al tener que picar tus tickets y facturas a mano.
Ineficiencias al no tener tus documentos correctamente referenciados.
Alta probabilidad de cometer errores al tener que introducir datos a mano en una hoja de cálculo.
No tienes previsión de los tipos impositivos a liquidar a final de mes o trimestre.
Tus documentos no están 100% accesibles o no son fáciles de encontrar
Como mencionamos anteriormente tener una plantilla de Excel para solicitud de viáticos es una alternativa, si tu empresa no realiza muchos viajes de forma mensual de lo contrarío debes optar por hacer de esta tarea una labor más fácil y automatizada. Ya que al tener todos los documentos digitalizados en la nube podrás visualizar los gastos en tiempo real, además de tenerlo todo ordenado para la correcta deducción y administración de los mismos.
Características de un formato para Solicitud de Viáticos
APP MÓVIL DISPONIBLE
Reduce la posibilidad de errores, olvida llevar el control de viáticos en hojas de excel. Permite a tus colaboradores hacer sus reportes de gastos más rápido a partir de sus comprobantes reportados, sin capturas ni cálculos manuales.
Perder el archivo
Elaborar un archivo distinto cada vez que te soliciten viáticos
Perder tiempo en la elaboración del archivo
Pérdida de información importante cada que se realice un archivo
Cada colaborador entregue un archivo distinto cada que realice una solicitud
Una vez que establezcas un formato único para la solicitud de viáticos, hazla llegar a tus colaboradores y capacítalos sobre el llenado del formato para evitar errores y doble trabajo por ambas partes.
**Tener esta información en tu plantilla de solicitud de viáticos te permitirá mantener un mejor control de tu empresa, pero siempre debes tener en cuenta que si manejas un volumen considerable de viáticos, esta herramienta puede entorpecer tus labores diarias, ya que la acumulación de documentos se puede convertir en una labor interminable
- Transporte
- Hospedaje.
- Alimentación.
- Seminarios o convenciones
Concepto del gasto:Si conoces el importe que se gasto en cada categoría o concepto de viáticos, podrás conocer a que categoría se le asigna más presupuesto y llevar un control más claro tanto de gestión como de deducción. Las cuales regularmente son:
Objetivo del viaje: Es importante conocer el motivo del viaje para asignarle prioridad y si esta relacionado con los indicadores de tu colaborador.
Datos del colaborador: para identificar cada movimiento correctamente añadimos el Nombre o la Razón Social del empleado como su nombre, ID, etc.
Número de orden, mes y día: en estas 3 columnas se registra información sobre la fecha en la que inicia y finaliza el viaje así como el día en la que se solicita.
- Combustible
- Propinas
- Renta de Auto
Resumen: Este espacio te servirá para visualizar como su nombre lo dice el resumen de la información que desarrollo el colaborador en su formato de solicitud de viáticos
Comprobante: Quizá este se uno de los puntos fundamentales en la gestión de viáticos, ya que tener un espacio donde tus colaboradores inserten en número de factura o foto de la misma es imprescindible para gestionar y deducir viáticos.
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